Paha, pahempi, sähköposti

Kirjoitus on julkaistu 27.1.2012 ilmestyneen 3T-lehden Mielestäni-palstalla.

Neljätoista vuotta sitten olin kouluttamassa sähköpostin ja sähköpostiohjelman käyttöä isossa organisaatiossa ympäri Suomea ja mieleeni jäi suuri muutosvastarinta. Pelättiin kahvipöytäkeskustelujen kuihtumista, teknisesti osaamattomien syrjäytymistä ja tiedon jakamisen hankaloitumista.

Kahvipöytäkeskustelut jatkuivat, osaamattomat oppivat, mutta paraniko tiedon jakaminen sähköpostin myötä?

Neljätoista vuotta myöhemmin sähköpostilaatikot tulvivat  informaatiota, kymmenet tiedoksesi-postit anelevat huomiota eikä tulvasta löydä oleellisia asioita, kun kahdellekymmennelle henkilölle lähtenyt posti on pirstaloitunut kymmeniksi viestiketjuiksi vastauksien myötä, jakelua on laajennettu ja livahtipa yksi ketjuista vahingossa asiakkaallekin.

Siinä missä sähköposti toimii kahdenkeskisessä viestinnässä erinomaisesti, tulee sen rajat vastaan ryhmätyövälineenä vastaan nopeasti.

Sosiaalisen median nosteessa on pelastajan viittaa  sovitettu vuorovaikutusta mahdollistavien intranet-ratkaisujen ja sähköisten työskentelytilojen harteille. Yammerin ja Podion kaltaiset ratkaisut mahdollistavat siiloja rikkovan keskustelun ja joukkoistamisen, tiedon luokittelun ja avainsanoittamisen löytämisen helpottamiseksi sekä ennen kaikkea ne tuovat tiedon henkilökohtaisten sähköpostien ulkopuolelle yrityksen pääomaksi. Keskustelua ruokkivien ratkaisujen rinnalla Wiki -ja Google Docs -tyyppisten alustojen avulla vähennetään sähköpostiliitteiden lähettelyjä, kun dokumenttien sisältöä voidaan muokata ryhmätyönä saman dokumentin äärellä.

Sähköpostien määrä vähenee, mutta tehostaako Saapuneet-laatikon sijaan eri päivitysvirtojen seuraaminen työn tekemistä?  Tuskinpa, eli palaamme vanhojen totuuksien äärelle, jossa käyttötavat tulee miettiä, luoda pelisäännöt ja ennen kaikkea johtaa muutosta läpi organisaation.

Ja se muutosvastarinta. Ainahan nämä jutut ovat hoituneet sähköpostilla.

Jätähän vastinetta..?